一、本校人员查阅档案
1.
因工作需要查阅本人承办工作部分形成的档案或与本工作有关的其它非密级的档案，办理查阅登记手续后即可查阅档案。
2.
查阅其它部门的档案，须经档案馆负责人或档案形成部门领导同意。
3.
查阅其它保密档案，须经定密单位负责人和档案馆负责人同意方可查阅。
二、外单位人员查阅档案
外单位人员查阅档案均需持单位介绍信。
1.
凡查阅各项政治运动材料和要求出具证明材料者，须持基层党委（独立总支）以上党组织开的调查证明材料介绍信方可接待查阅，否则一律不予接待。
2.
外国人，海外人士查阅按保密制度进行，须持市有关部门介绍信，经档案馆负责人同意方可查阅非保密材料。
3. 查阅有密级的材料，一般由档案人员待查。
三、档案查阅、借阅、复印
1.
凡是查阅档案都应办理登记手续，凡需介绍信和有关证明才能阅档的，要认真验看有关凭证，按凭证上指定的范围接待阅档者。
2.
档案一般不外借，如确因工作需要外借的，应办理外借手续，时间一般不得超过两周，延长借阅时间需另办理续借手续。
3.
凡要复印材料，在内容允许的前提下，一般应由档案人员陪同前往，复印时不得拆卷，未经同意不得摘抄，复制和查阅其它无关档案材料，复印收费见《同济大学档案馆利用档案收费规定》。
4.
借出的档案，内部资料不得转借他人，不得带出校外，不得随意涂改、拆卷、划圈、眉批、增删、抽页、剪裁或污损，一旦发现上述情况，按《档案法》有关规定严肃处理。
5.
对纸质已经发脆或珍贵的建国前档案，一般不予外借，并要控制复印次数。
6.
托人代查有关材料须持有委托人与查阅人关系的证明方可接待，如属查阅一般材料，手续齐全的，按规程办理。
7.
电话查询档案，只限查询一般问题，由档案馆代为查找并回电查询者，同时进行登记，查询者要求将材料寄往查询单位，必须凭介绍信，并经馆长同意方可办理。