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中国科学技术大学档案管理暂行办法 |
（一九九二年十月）
第一章 总则
第一条 为了加强对学校档案的科学管理，更好地为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、国家教委《普通高等学校档案管理办法》及有关文件精神，特制定本办法。
第二条 我校档案是指学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 学校档案真实地记录和反映了我校的历史，是评估教学质量、科研水平、考核师生员工、衡量学校管理水平、维护学校权益以及编写校史等的重要依据，是党和国家的宝贵财富，应由学校档案馆集中统一保管。
第四条 档案工作是我校各项管理工作的组成部分，是反映和维护学校真实历史面貌的一项重要工作，是办好学校的重要基础工作之一。
第二章 体制和任务
第五条 校档案馆是在主管校长领导下的处级机构。它既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。其业务工作接受上级档案行政管理部门的指导、监督和检查。
第六条 校档案馆的基本任务
1. 贯彻执行党和国家关于档案工作的法令、政策和规定,制定本校关于档案工作的规划和规章制度，并组织实施。
2. 指导、监督、检查校内各单位立卷归档工作，业务上领导校内各档案分室。
3. 负责对全校各类归档材料及重要资料的收集（接收）、整理、鉴定、编目、统计工作。
4. 编制各类档案的检索工具，编写有关档案的参考资料、汇编,积极开发信息资源，为学校各项工作和社会服务。
5. 保守档案机密，确保档案的完整和安全，做好档案保护工作,延长档案使用寿命。
6. 建立、健全学校档案工作网络，负责对全校专、兼职档案员进行业务培训。
7. 积极开展档案学术研究和交流活动，不断提高科学管理水平。
8. 广泛进行档案工作宣传，举办各种形式的档案展览,提高全校师生员工的档案意识。
第七条 学校各部、处、系、室等部门，必须有一名负责人分工主管本部门的档案工作，并视情况配备1?名专（兼）职人员，负责本部门档案的收集、整理、立卷和移交工作。
第八条 对某些情况特殊的单位视工作需要可设立档案分室,配备必要的专(兼)职档案人员，负责本部门文件材料的收集、整理、立卷、保管等工作。
第九条 档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策、热爱档案事业、忠于职守、遵守纪律，具备档案专业知识和一定的科学文化知识。
档案工作人员属档案专业技术人员，按《档案专业人员职务试行条例》，实行专业技术职务聘任制。
第十条 建立档案工作检查、考核制度，明确岗位职责，对成绩突出的给予表扬或奖励，对工作失职，造成档案损失，则要按照《中华人民共和国档案法实施办法》、《安徽省档案管理办法》，追究责任。
第三章 文件材料的形成和归档
第十一条 建立、健全文件材料的立卷归档制度。各类文件材料由形成部门按校档案馆制定的立卷归档办法进行整理，并定期向校档案馆移交。各单位不得以任何借口不交，或将档案资料据为己有。
对本校知名人士在非职务活动中形成的各种载体的文件材料，由档案馆通过征集（收集）、复制、整理、组成名人全宗档案集中统一管理（或代管）。
第十二条 各单位应把文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入本部门工作计划，在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作，实现撍耐綌管理；并列入有关人员的职责范围和个人岗位职责之中， 作为考核、评审和奖励的依据之一。
第十三条 文书处理人员应把办理完毕的文件材料及时整理、立卷，并于次年四月底之前向档案馆移交。归档材料应做到完整、准确、系统，归档时除立卷人签字外，还须部门领导审签。
第十四条 各业务处、系、室（所），对每一项教学、科研、基建、设备、产品、外事及专利等技术项目，均应有完整、准确、系统的科技文件材料归档保存。
在每项任务开始时，要指定专人负责有关项目科技文件材料的形成、积累、归档工作。归档时单位负责人要审查签字，没有完整、准确、系统的科技文件材料，不予验收，不予上报成果。
第四章 档案的管理和利用
第十五条 档案馆的全部档案都要进行科学的分类、编号、排列上架，编制适合现代化管理需要的检索工具，逐步实现微机管理，以提高科学管理水平和服务质量。
第十六条 档案部门应注意档案的安全，做好档案保护工作。档案库房应具有防潮湿、防高温、防盗、防火、防霉变、防虫、防鼠、防强光等措施，并不断改进档案保护技术，及时修补、修复、延长档案的寿命。
第十七条 档案馆应建立档案统计制度，定期对档案案卷质量、档案进出及保管利用情况进行检查和统计。
第十八条 档案馆要定期做好鉴定工作，并组织熟悉有关专业的人员和档案人员参加鉴定。凡需销毁的档案应征得有关部门的同意，并造具清册，报主管校长审批。销毁档案时要指定专人监销。
第十九条 档案馆应会同有关部门，进行档案密级审查。根据上级规定，及时调整密级，以利档案的利用和交流。
第二十条 档案馆应积极主动地开展档案利用工作，制定档案借阅制度和复制制度，设立阅览室，为利用者提供方便。
第二十一条 校档案馆按照《中华人民共和国档案法》的规定，向全校以至社会开放属于开放范围的档案。
第二十二条 校档案馆所需的业务建设费用，列入学校事业费预算，并单独立项，由学校档案馆统一掌握使用。各业务职能部门应对保存本部门归档文件所需的档案装具等设备，在其经费中给予必要的支持。
第五章 附件
第二十三条 本办法自颁布之日起施行。档案馆根据本办法，会同有关部门，制定档案工作的各项具体规章制度，并组织实施。